Política de privacidad y tratamiento de datos personales

LEGALTECH COL S.A.S

TAKTIK TIME

LEGALTECH COL S.A.S., es sociedad comercial, legalmente constituida, identificada con el NIT. 901.242.846 – 0, domiciliada en la ciudad de Pereira, cuyo objeto social es el desarrollo y comercialización de herramientas informáticas (Software) orientadas al sector legal y al sector servicios en general mediante el sitio Web www.TakTikTime.com y la “herramienta informática” denominada “TAKTIK TIME” propiedad de la sociedad, representada legalmente por el señor Eric Duport Jaramillo, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. 10.002.901, en adelante LA SOCIEDAD.
LA SOCIEDAD como responsable del tratamiento de datos personales, dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y las normas que la modifiquen, adicionen, complementen o deroguen, tomando en consideración a los titulares de los datos personales e información contenidos en sus bases de datos, se permite comunicar las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales de LA SOCIEDAD, incluyendo todas y cualesquiera aplicaciones del mismo, como la herramienta informática denominada “TAKTIK TIME” (en adelante, La herramienta informática) y el Sitio Web www.TakTikTime.com (en adelante el sitio web), para asegurar la confidencialidad y debido manejo de la información que obtenga, registre, use, transmita a terceros y actualice mediante autorización previa, expresa y voluntaria del titular de la información.
LA SOCIEDAD está comprometida para actuar con responsabilidad y proteger la privacidad, custodiando la información en bases de datos y archivos físicos.

1. ALCANCE:

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquiera de las bases de datos de LA SOCIEDAD, que los haga susceptibles del tratamiento establecido en la ley.

2. RESPONSABLE Y ENCARGADO:

  • El responsable del tratamiento de los datos personales, es LEGALTECH COL S.A.S.
  • La Encargada del Tratamiento de los datos personales por cuenta de LA SOCIEDAD, son todas las personas Naturales y Jurídicas que captan datos personales para LEGALTECH COL S.A.S.
  • El oficial de Protección de datos personales es: Eric Duport Jaramillo, identificado con la cédula de ciudadanía No. 10.002.901

 

Los datos de contacto son:

Correo Electrónico: admin@taktiktime.com
Sitio Web: www.TakTikTime.com
Ciudad: Pereira

3. MARCO LEGAL:

  • Constitución Política de Colombia, Artículos 15 y 20.
  • Ley Estatutaria 1266 de 2008.
  • Decreto Reglamentario 2952 de 2010.
  • Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  • Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
  • Doctrinas y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Jurisprudencia aplicable.

4. DEFINICIONES:

En la aplicación e interpretación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se establecen las siguientes definiciones:

 

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

b) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

d) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

g) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

h) Herramienta Informática: Es el servicio informático y de soporte tecnológico consistente en permitir que EL USUARIO tenga acceso al programa TAKTIK TIME”, lo cual es una aplicación o desarrollo informático, que ofrecerá a los Usuarios que suscriban un contrato (TERMINOS Y CONDICIONES) al acceso a los servicios informáticos y de soporte tecnológico para las firmas de servicios profesionales jurídicos y servicios en general.

 

i) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

j) Sitio Web: Es la página web www.TakTikTime.com que ofrece a los Usuarios el acceso a los productos y/o servicios, así mismo cuenta con un BLOG de temas de interés y una sección de CONTACTO en el cual todos los usuarios que ingresan con sus datos personales, autorizan a LA SOCIEDAD a contener dicha información en sus bases de datos para el envío de todos los servicios, tarifas y demás información requerida por el usuario.

 

k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

 

o) Usuario o Usuarios: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato de prestación de servicios con LA SOCIEDAD para tener acceso a todos los servicios de la herramienta informática y los visitantes del sitio web, aunque estos no tengan un contrato suscrito y quieren utilizar el sitio web para buscar, contactar y/o solicitar los productos y/o servicios de LA SOCIEDAD, así como acceder a la información dispuesta en el mismo.

5. TITULAR:

Para efectos de esta Política se entenderán como titulares de datos personales, los usuarios (que pueden ser personas naturales o jurídicas) que suscriben un contrato de prestación de servicios con LA SOCIEDAD (TÉRMINOS Y CONDICIONES) para tener acceso a todos los servicios de la herramienta informática y los visitantes del sitio web que dejen voluntariamente sus datos personales en la sección contáctenos.

6. AUTORIZACIÓN:

LA SOCIEDAD requiere la autorización previa, informada y expresa del titular de la información la cual será obtenida por medios escritos bien sea físicos o electrónicos, de tal manera que pueda ser objeto de consulta posterior.

Al solicitar la información al Titular, se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos los datos personales, sus derechos y los medios a través de los cuales puede ejercerlos y la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles.

 

No se requiere autorización del Titular de los datos personales cuando se trate de:

 

  1. Responder a una orden judicial o cuando los solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales;
  2. Datos personales de naturaleza pública;
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

7. FINALIDAD:

LA SOCIEDAD, en el desarrollo de su objeto social y las actividades comerciales que realiza, recopila, consulta, utiliza, almacena, archiva y transmite datos personales, de forma responsable, segura y confidencial, dando protección a la información suministrada y bajo los parámetros legales, por lo que dará uso de esta información y datos personales, para los fines requeridos, tales como y sin limitarse a:

 

a) Informar y ofrecer productos y/o servicios propios de la plataforma tecnológica TAKTIK TIME a personas interesadas o que podrían llegar a estarlo.

 

b) Realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y/o tendencias de mercado.

 

c) Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones de carácter comercial o publicitario.

 

d) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con nuestra oferta de servicios.

 

e) Desarrollar la relación contractual y de servicios que se establece con los clientes y usuarios.

 

f) Así mismo, para conocer, evaluar, mantener, mejorar y profundizar en los productos y servicios adquiridos y usados por ellos.

 

Estas actividades las podrá realizar LA SOCIEDAD a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer, para el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.

8. DERECHOS DEL TITULAR:

El Titular tendrá derecho a conocer, rectificar y actualizar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización salvo casos excepcionales por ley, ser informado sobre el uso que se les da a sus datos personales, presentar consultas e interponer quejas, solicitar revocatoria por incumplimiento en la normatividad y a acceder de manera gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. DEBERES DEL RESPONSABLE:

El responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar en la medida de lo que le corresponde, el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales, obtenidos en el desarrollo de sus funciones.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES:

LA SOCIEDAD cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo, procederán las siguientes excepciones:

 

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

 

a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;

 

b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;

 

c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;

 

d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;

 

e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

11. INFORMACIÓN ALMACENADA EN BASES DE DATOS DE LA SOCIEDAD:

LA SOCIEDAD manejará la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, hackeos tecnológicos, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, con el propósito de salvaguardar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos personales que le han sido suministrados.

 

En las bases de datos de LA SOCIEDAD, se almacenará información general de los clientes de LA SOCIEDAD tales como:

 

  • CLIENTES DE LA SOCIEDAD: (i) Persona Natural: Nombre completo, tipo y número de identificación, correo electrónico, número telefónico, (ii) Persona Jurídica: Nombre de la Sociedad, número de identificación tributaria (NIT), nombre completo del representante legal, tipo y número de identificación del representante legal, domicilio de la sociedad, domicilio del representante legal, y actividad económica.

 

  • DATOS CLIENTES DEL USUARIO DE LA HERRAMIENTA INFORMATICA: TAKTIK TIME cuenta con la sección CLIENTES que le permite al usuario del sistema ingresar una base de datos de sus clientes, personas naturales o jurídicas, en la cual se incluye la siguiente información:
    1. Empresa
    2. Número de identificación tributaria
    3. Teléfono
    4. Dirección
    5. Ciudad
    6. Departamento
    7. Website
    8. Código Postal
    9. País

 

Una vez ingresado un cliente al sistema, el mismo le permite ingresar al usuario, la información de los contactos vinculados al cliente. Allí se podrán ingresar datos como nombre y apellidos, correo electrónico, cargo y teléfono.

 

Asimismo, el usuario de la herramienta informática podrá cargar y descargar en línea documentos legales, los cuales pueden contener información y datos personales que deberán mantener en custodia, cumpliendo con la política de tratamiento de datos personales de cada USUARIO, para proteger esta información confidencial y personal de los Titulares de la información.

 

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

 

Se advierte que LA SOCIEDAD no tiene acceso a la información contenida en sistema, ingresada por sus usuarios, y que serán ellos responsables por la información allí contenida y de contar con una política de tratamiento de datos personales, la cual deberá ser comunicada a sus clientes.

12. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS:

Consultas: Las consultas realizadas por el Titular o sus causahabientes serán atendidas por LA SOCIEDAD en un término de diez (10) días hábiles a partir del recibo de la solicitud prorrogable por un término máximo de cinco (5) días hábiles.

 

Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de LA SOCIEDAD debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico: admin@taktiktime.com, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo con LA SOCIEDAD a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

13. POLÍTICAS DE CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Para LA SOCIEDAD la confidencialidad es un principio ético fundamental inmerso en el desempeño de sus procesos institucionales. De esta manera es responsable de garantizar la protección de la información frente a un mal uso o acceso injustificado y asegurar su adecuado manejo sólo por parte de personas autorizadas.

LA SOCIEDAD asegura la protección de los datos personales de los Titulares adoptando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias. De igual manera evitará la adulteración, pérdida o uso no autorizado.

14. MODIFICACIONES Y VIGENCIA:

Esta política rige a partir del primero de abril de 2020. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, de acuerdo al criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta política, para las cuales fueron recolectadas.

LA SOCIEDAD se reserva el derecho a modificar la presente política en cualquier momento, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

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